Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Kiedy szkoła zakłada u nas konto swoim uczniom, to ona pozostaje administratorem ich danych, a my przetwarzamy je na jej polecenie. Ten dokument opisuje, na jakich warunkach. Zawiera go każda szkoła korzystająca z kont szkolnych.

Jak to zawrzeć Umowa wiąże z chwilą, w której administrator szkoły zakłada konto szkolne i akceptuje warunki. Jeśli potrzebują Państwo dokumentu podpisanego, z pieczątką i danymi szkoły, proszę napisać przez formularz kontaktowy. Odeślemy go w tej samej treści, do podpisu elektronicznego albo pocztą.

1. Strony

Administrator: szkoła lub placówka oświatowa, która założyła konto szkolne, reprezentowana przez osobę zakładającą to konto.

Podmiot przetwarzający: Filip Biskupski, osoba fizyczna prowadząca serwis E8na100 pod adresem e8na100.com, kontakt przez formularz na stronie.

Dane rejestrowe podmiotu przetwarzającego, niezbędne do umowy podpisywanej pisemnie, podajemy na żądanie razem z egzemplarzem dokumentu.

2. Czego dotyczy powierzenie

Przedmiot	Przetwarzanie danych osobowych uczniów i nauczycieli szkoły w zakresie potrzebnym do korzystania z serwisu E8na100.
Cel	Udostępnienie uczniom arkuszy egzaminacyjnych, sprawdzanie ich prac, prowadzenie historii i profilu umiejętności, udostępnienie nauczycielom wyników ich uczniów oraz obsługa konta szkolnego.
Charakter	Przechowywanie, porządkowanie, udostępnianie osobom uprawnionym przez szkołę, ocenianie prac przy udziale modeli językowych.
Czas trwania	Od założenia konta szkolnego do jego zamknięcia albo do rozwiązania umowy przez którąkolwiek ze stron.

3. Jakie dane i czyje

Kategorie osób: uczniowie szkoły, w większości małoletni, oraz nauczyciele i pracownicy, którym szkoła założyła konta.

Rodzaje danych:

nazwa konta i adres e-mail podany przy jego zakładaniu,
imię i nazwisko, jeżeli szkoła je wprowadzi,
treść prac: odpowiedzi wpisane w serwisie oraz zdjęcia prac napisanych na papierze,
wyniki, punktacja, uzasadnienia ocen i profil umiejętności,
daty i czas pracy nad zadaniami,
adres IP i dane techniczne sesji, zapisywane ze względu na bezpieczeństwo.

Nie prosimy o numer PESEL, adres zamieszkania ani dane szczególnych kategorii i prosimy, żeby nie wprowadzać ich do serwisu. Jeżeli trafią do niego w treści pracy, traktujemy je tak samo jak resztę danych powierzonych.

4. Co robimy, a czego nie

Przetwarzamy dane wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora. Poleceniem jest sama umowa i korzystanie z serwisu zgodnie z jego przeznaczeniem. Osoby mające dostęp do danych zobowiązały się do zachowania poufności.

Nie sprzedajemy danych, nie udostępniamy ich innym szkołom ani nikomu spoza listy z punktu 6, nie wykorzystujemy ich do profilowania reklamowego i nie łączymy z danymi z innych źródeł.

Jeden wyjątek, o którym mówimy wprost Konta szkolne Edu i Edu + są bezpłatne, a szkoła płaci wyłącznie za zużycie ze wspólnego portfela. Utrzymujemy je z tego, czego uczą nas wykonane na nich prace, dlatego anonimowe prace wykonane na kontach szkolnych wykorzystujemy również do poprawiania jakości sprawdzania. W tym jednym zakresie działamy jako administrator, a nie jako podmiot przetwarzający, i tego ustawienia nie da się w kontach szkolnych wyłączyć. Co to znaczy w praktyce, opisuje osobny dokument Ulepszanie serwisu. Do prac branych do tego celu nie dołączamy nazwy konta, adresu e-mail, imienia ani nazwiska. Szkoła, która nie godzi się na ten warunek, nie powinna zakładać konta szkolnego, a my zaproponujemy jej wtedy warunki płatne, w których ustawienie działa normalnie.

5. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki odpowiadające ryzyku, w szczególności:

szyfrowanie połączeń, całość ruchu przez HTTPS,
hasła przechowywane wyłącznie jako skróty kryptograficzne, nigdy jawnie,
rozdzielenie uprawnień: nauczyciel widzi wyłącznie uczniów swojej szkoły, a administrator szkoły wyłącznie konta, które sam założył,
kopie zapasowe bazy oraz ograniczenie dostępu do serwera,
rejestrowanie zdarzeń istotnych dla bezpieczeństwa.

Na żądanie administratora przedstawimy informacje potrzebne do wykazania, że wywiązujemy się z tych obowiązków, i umożliwimy audyt w uzgodnionym terminie.

6. Dalsze powierzenie

Korzystamy z usług podmiotów, bez których serwis nie mógłby działać. Administrator wyraża na nie ogólną zgodę, a my zapewniamy, że wiążą je obowiązki nie mniejsze niż nasze wobec administratora.

Podmiot	Rola	Gdzie
Hetzner Online GmbH	serwery i baza danych	Finlandia, Unia Europejska
DeepInfra	modele oceniające prace i asystent pomocy	Stany Zjednoczone
OpenAI	modele w trybie maksymalnej jakości	Stany Zjednoczone
Namecheap (Private Email)	poczta wychodząca	Stany Zjednoczone
Stripe Payments Europe, Limited	płatności szkoły	Irlandia, Unia Europejska

Płatności szkoły przechodzą do Stripe'a przez naszą własną bramkę płatności (platnosci.biskupski.site). Prowadzimy ją sami, na serwerach Hetzner w Finlandii, więc nie jest kolejnym podmiotem przetwarzającym. Do bramki, a przez nią do Stripe'a, trafia wyłącznie to, czego wymaga płatność: numer i login konta, adres e-mail, kwota i opis zakupu.

Do modeli oceniających trafia treść zadania i treść pracy, bez nazwy konta, adresu e-mail oraz imienia i nazwiska. Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

O zamiarze dodania lub zmiany podmiotu z tej listy uprzedzamy z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni. W tym czasie administrator może zgłosić sprzeciw, a jeśli nie da się go uwzględnić, wypowiedzieć umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia.

7. Pomoc dla administratora

Pomagamy szkole wywiązać się z jej obowiązków:

gdy uczeń albo rodzic zgłosi się do nas z żądaniem dostępu, sprostowania, usunięcia albo ograniczenia przetwarzania, przekazujemy je szkole i wykonujemy jej decyzję,
udostępniamy dane konta w powszechnie używanym formacie na żądanie szkoły,
pomagamy przy ocenie skutków dla ochrony danych i przy kontaktach z organem nadzorczym, w zakresie, jakim dysponujemy.

8. Naruszenia

O naruszeniu ochrony powierzonych danych zawiadamiamy administratora bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin od jego stwierdzenia. Podajemy, czego naruszenie dotyczyło, jakich osób, jakie mogą być jego skutki i co zrobiliśmy, żeby je ograniczyć. Zgłoszenie do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych należy do administratora, a my dostarczamy mu wszystko, czego do tego potrzebuje.

9. Co po zakończeniu

Po rozwiązaniu umowy albo zamknięciu konta szkolnego, zależnie od decyzji administratora, zwracamy dane w formacie do odczytu maszynowego albo je usuwamy. Decyzję szkoła zgłasza w ciągu 30 dni od zakończenia. Bez zgłoszenia dane usuwamy. Kopie zapasowe wygasają w swoim cyklu, nie później niż po 90 dniach, i przez ten czas nie są używane do niczego poza odtwarzaniem awarii.

Prac wykorzystanych wcześniej do poprawiania jakości sprawdzania, opisanych w punkcie 4, nie da się z tego zbioru wycofać, ponieważ nie są w nim powiązane z żadnym kontem.

10. Odpowiedzialność i zmiany

Każda ze stron odpowiada za szkodę wyrządzoną przetwarzaniem niezgodnym z RODO na zasadach z art. 82 rozporządzenia. Umowa jest zawarta na czas korzystania z konta szkolnego, a każda ze stron może ją wypowiedzieć z zachowaniem 30 dni.

O zmianie treści uprzedzamy co najmniej 30 dni wcześniej, na adres e-mail konta szkolnego. Szkoła, która się na zmianę nie godzi, może w tym czasie zamknąć konto bez żadnych konsekwencji.

W sprawach nieuregulowanych stosuje się RODO oraz prawo polskie, a spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby administratora.

11. Pytania

Wszystko, co niejasne, oraz prośby o egzemplarz do podpisu: formularz kontaktowy. Odpowiadamy zwykle w ciągu dwóch dni roboczych.